メールの設定方法が今ひとつわからず抵抗がある人に、設定前の準備や考え方のヒントをまとめてみます。

1、始めにメールアドレスの整理

メールアドレスを書き出してみる

キャリアメールやプロバイダから配られるメールアドレス、Gmailなど普通にネットに触っていればたくさんのメールアドレスを持っているはずです。これから作るものも含め、メールアドレスを全て書き出してみます。

次にそれらを送受信する端末を書き出します。パソコンだけでなくスマホやタブレット、会社など、どの端末でどのように送受信するかを全て線で結びます。

転送で手間を減らす

仮にAとBという二つのメールアドレスがある場合、パソコンとスマホの2つの端末で送受信するには計4回の設定が必要になります。設定自体は始めの一回だけなので手間ではないのですが、通信は日々見えないところでそれだけの回数必要になります。もしBをあまり使わないという場合は、届いたメールをAに転送しておくと、送受信はAだけで済み端末の通信を最小限にできます。

ただ転送するということはほぼ受信専用になるという点に注意。そのメールアドレスからの送信が必要な場合は、メールソフトではなくWedメールを利用します。

そうして書き出した「メールの設計図」、通り道に間違いや不便な点がないかよく確認します。

おすすめの設計

  • メインのメールアドレスを一つに決める
  • キャリアメールは利用しない
  • ショップサイト用に第二のメールアドレスを一つ作りメインに転送
  • プロバイダのメールもメインに転送
  • 端末での設定はメインのメールアドレスのみ

説明:キャリアメールはいろいろな問題があるのでSMSやLINE、メインのメールアドレスに移行します。ショップサイト向けはメールマガジンの受信用にもなるので、いつでも変更できるようにしておきます。プロバイダもいつ変更するかわからないので、使用せず受信用に。

2、メールサーバでの設定

メールサーバというのは自分のパソコンではなく、遠く離れた場所にあります。プロバイダやホスティングサーバ、Gmailなどブラウザ画面から設定します。

転送設定
設計図通りに転送の設定をします。これは「転送する側」のサーバで設定します。転送される側では設定は必要ありません。
転送後、そのメールを残すかどうかは、そのサーバの容量や仕様次第。1GB以上あれば残してもしばらくは大丈夫。ただいっぱいになると受信拒否するサーバもあるので注意。
受信方法の確認
そのサーバへメールを取りに行く(受信する)際のアクセス方法「POP」と「IMAP」のどちらが使えるかを確認します。端末が複数ある場合はIMAPがおすすめ。Gmailの場合、設定画面の中で「IMAP」が有効になっているか確認。
ウィルスメール
ウィルスメールの削除機能があればONにします。
迷惑メール
迷惑メールフィルタは通常「削除」「迷惑メールフォルダ行き」「特に何もしない」という設定がありますが、大切なメールを迷惑メールとされる場合もあるので「何もしない」が正解。

3、端末の設定

次に手元にある端末側、メールソフト(アプリ)の設定です。

ここでメールの基本的な仕組みについて。
メールの送信と受信は別の仕組みです。ちょうど「郵便ポスト」と「郵便受け」に似ています。

20141223_mail2

受信「郵便受け」=POP or IMAP / 送信「ポスト」=SMTP

設定の案内に「SMTPサーバ:mail.example.com」などと書かれていれば、それが「ポスト」の名前です。

メールの場合、送信と受信それぞれに認証という工程(ユーザー名とパスワードの入力)が必要です。ネット上では郵便受けだけでなくポストにも鍵がかかっています。

端末のメールソフトの設定を行う

通常一つのメールアドレスを設定するために、下記のような情報が配られます。

メールアドレス:abc@example.com
メールアカウント:abc = 郵便受けやポストを開ける鍵
パスワード:abc1234 = 郵便受けやポストを開ける鍵
POP3(受信)サーバ:pop.example.com = 郵便受け1
IMAP(受信)サーバ:imap.example.com = 郵便受け2
SMTP(送信)サーバ:smtp.example.com = 郵便ポスト

メールソフトの環境設定にこれらを入力します。メールソフトによって設定方法や言葉が異なるので、ポストと郵便受けをイメージしながら設定します。

暗号化について

可能であれば、送信・受信ともに必ず暗号化します。最近は当たり前になっているのでメールソフトが勝手に暗号化しますが、自ら設定が必要な場合は下記の点に注意します。

  • SSL接続を選ぶ(チェックを入れる)
  • ポート番号の入力(POP:995、IMAP:993、SMTP:465 or 587)
  • 送信、受信ともにユーザー名とパスワードを入力

独自ドメインのメールアドレスの場合は、少し特殊なのでホスティングサーバのマニュアルの中でメールの暗号化について確認してください。

4、動作を確認して終了

初めに作った設計図の通り、メールが送受信できるか一通り確認します。

  • 送信する際、From(自分が誰か)に注意
  • 自分宛てにメールを送ると送受信が一度に確認できます
  • 全ての転送ができているか
  • 端末毎に全て確認

これでメールの設定は完了。

参考「メールの書き方とヒント
設定ではなくメールの書き方などについても別のページにまとめています。業務でのやりとりにまだ慣れていない人はこちらも参考にしてみてください。

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