普段何気なく使っているメールですが、その使い方や仕組みについて案外知らないことも多いと思います。この記事ではおすすめの設定やメールの書き方、誰も教えてくれない暗黙のルールなどをまとめています。
ショップを開店しこれから初めてお客様とやり取りする場合や、まだ業務用のメールに慣れていないという方にも参考になると思います。

件名は本文を書いた後に

メールのタイトルとなる「件名」は重要です。一度やり取りが始まるとずっと同じ件名が残ります。「こんにちは」や「長谷川です」のような無意味なものは避けましょう。書き始めてすぐに件名を考えるのは案外難しいので、本文を書いた後に簡潔にまとめる方が容易です。

引用の使い方

行の先頭にある「>」は「引用」を指します。ただメールソフトによっては左側に線が引かれたり、色が変わったりするので届いたメールに返信した際に「引用」がどんな風に表示されるか覚えておきましょう。
使い方としては、本文の中に相手の文面を一部引用して「あなたはこう書いたけど、私はこう思います」というような書き方ができます。

リッチテキストは避ける

メールには「プレーンな(文字情報としての)テキスト」と「リッチテキスト(HTML)」という2つの形式があります。リッチテキストは文字に色を付けるなどできるようになり便利に思えますが、勝手にフォントが指定されたり、リンクが追加されたりもするので案外トラブルの原因にもなります。相手からのメールは選べませんが、自分からのメールは「テキスト」形式を初期設定としておくと安全です。メールソフトの設定画面で「テキストで返信する」などの項目を探してみてください。

本文中のURLやメールアドレス

文中に「URL」や「メールアドレス」を記述する際、前後に「半角スペース」や「改行」を入れるとそれが区切り文字となり正しくリンクが貼られます。前後に文字を続けてしまうと機械的にも送信相手の目にも判別しづらくなります。これはSNSなどでも同様なので覚えておくと便利です。

差出人が誰か

メールアドレスを複数所有している場合、送信メールの「差出人のメールアドレス」に注意しましょう。例えば、会社に届いたメールに、うっかり自宅用のメールアドレスから返信してしまうと後々面倒なことになります。送信する際は毎回「差出人(または送信元、Fromなど)」の項目を確認するようにしてください。

CcとBccの使い方

「Cc」はカーボンコピーの略です。メールの本来の宛先は「To」ですが、一応読んでおいてほしいという人を「Cc」に入れます。そのため「Cc」で受けとった人は基本的に返信しなくてもOKです。「Cc」の宛先は送られた人全てに見えるという点も特徴です。
「Bcc」はブラインドカーボンコピーの略。「Cc」と同じく「To」以外に読んでほしい人を入れますが、違いは他の人に見えないという点です。「To」で届いた人にとって「Bcc」に入れた人は見えません。

例えば、会社からお客様へメールを送る際、上司にも同じメールを送りたいけど、お客様に上司の存在は意識してほしくない場合があります。こういう時に「To」をお客様とし「Bcc」に上司を入れます。

メールが届かない

定期的に「迷惑メールフォルダ」を確認しましょう。忘れがちですが重要なメールも紛れ込んでしまうことがあります。

また設定によっては、パソコンの「メールソフト内」と「サーバ上」それぞれに異なる迷惑メールフォルダが作られることがあります。サーバ上の迷惑メールフォルダは「ウェブメール」にて確認できます。

メールの設定方法がわからない

メールの設定がとにかく苦手という人に少しヒント。
メールの「送信」と「受信」は全く別の仕組みで、現実の世界で言えばポストと郵便受けのイメージです。送信用のポストが「SMTPサーバー」、受信用の郵便受けは「IMAP(またはPOP)サーバー」です。
それぞれのサーバーには「smtp.example.com」のような名前が付けられていて、利用するには「ユーザー名とパスワード」がそれぞれに必要です。

IMAPかPOPか

受信設定はサーバだけで完結する「IMAP」がおすすめ。パソコンもいつ壊れるかわからないのでサーバーで一元管理する方が安全です。「POP」でもサーバにメールのコピーを残せますが、端末ごとにコピーが増えていくと将来的に管理が難しくなっていきます。

送信だけができない

独自ドメインのメールアドレスでは、受信できるのに送信だけができないということがあります。これは迷惑メール対策の一つが弊害になっている可能性があります。「Outbound Port 25 Blocking」「サブミッションポート(Port 587)」などの説明を確認して下さい。

急に送信も受信もできなくなった

原因はいろいろ考えられますが、環境に変化がない場合は、メールボックス内のメールが容量いっぱいになっているかもしれません。決められた容量を超えると受信だけでなく送信もできなくなるようです。もし容量がいっぱいだった場合は、過去のメールを削除するか、メールボックスの容量を増やしてみてください。

画像などのメール添付は控えましょう

画像やエクセルファイルなどを相手に送りたい場合、メールにそのまま添付できますが、これはかなりデメリットが多いので極力避けましょう。具体的には下記のような問題があります。

  • 送信と受信(自分と相手)それぞれのサーバー容量を圧迫します
  • スマホでメールを開いた場合、データ通信量も大量に消費します
  • 後でファイルが探しづらくなり、仕様書などの場合、最新バージョンもわかりづらくなります
  • 一度のメール添付でも双方のサーバやパソコンなどさまざまな場所にファイルが分散していくため、重要なファイルが漏洩する可能性も高くなります

ファイルの共有にはこれら問題を全て解決できるストレージサーバを使用しましょう。参考:「データのやりとり