普段当り前のように使っているメールについてまとめてみました。誰も教えてくれないルールやマナーもたくさんあります。特にこれからショップを開店する方、業務用のメールに慣れていない方は是非一度ご覧ください。

1. 件名は本文を書いた後に

メールの「件名」を書くのは意外と煩しいのですが、その後返信を繰り返すと同じ件名が並んでしまうので、「こんにちは」や「長谷川です」など無意味なタイトルは避けましょう。後日、探しやすいかどうかも踏まえて、本文を書いた後に「どんな内容だったのか」を簡潔に。

2. 引用の使い方

行頭の「>」は引用を表現しています。メールソフトによっては左側に線が引かれたりもします。
返信する時「あなたはこう書きました」が私はこう思いますという使い方。残す方が親切です。文末に全て残し、必要な行だけ文中に利用するのがよいと思います。

3. リッチテキストは避ける

メールには「テキスト」と「リッチテキスト(HTML)」という形式があります。リッチテキストはトラブルの原因になるので避けましょう。書いてはいけない情報がこっそり埋め込まれてしまう危険もあります。メールソフトの設定で「テキスト」しか書けないようにしておきましょう。

4. 相手は違う環境だと考える

文字化けを防ぐため、「機種依存文字」「半角カナ」「絵文字」を使うのは避けましょう。相手が自分と同じ環境かどうかわからない場合は、ともかく変わった文字は使わないようにしましょう。

5. 本文中のURLやメールアドレス

文中に「URL」や「メールアドレス」を記述する時のコツ。
一行にそれだけを書くか、前後に半角スペースを置きます(行頭、行末にスペースは不要)。こうすると相手のメールソフトが勝手にリンクを貼るので便利です。ちなみにTwitterでつぶやく時も前後の半角スペースを忘れるとリンクが貼られません。

6. 自分が誰か

一通のメールの中には「件名」や「本文」以外にも「プロバイダ」や「メールソフト」などたくさんの情報が含まれています。その中で「自分のメールアドレス(From)」は注意が必要です。
例えば、会社に届いたメールに、自宅から返信する場合、うっかり自宅用のメールアドレスから送ると後々お互いに面倒なことになります。メールを書く際には「自分が誰か」を常に意識しましょう。

7. CcとBccの使い方

これは簡単な用語の説明。
「Cc」はカーボンコピー。メールの宛先は基本的に「To」だけど、「Cc」の人にも読んでほしいという時に使います。そのため「Cc」で受けとった人は基本的に返信しなくてもOKです。
そして「Cc」の宛先は「To」の人にも見えるという点が特徴。
「Bcc」はブラインドカーボンコピー。メールを「To」で受けとった人には「Bcc」の宛先が見えません。自分にだけ届いたメールだと認識します。
例えば、自分がクライアントへメールを送る際、上司にも同じメールを送りたいけど、クライアントと上司には直接やりとりをしてほしくない。こういう時に「To:クライアント」「Bcc:上司」として送信します。
ただ上司がこれを理解していないと、うっかり全員へ返信するという間違いは起こります。状況をよく見て使いましょう。

8. 大事なメールが届かない

定期的に「迷惑メール」フォルダを確認しましょう。
特定のルールで機械的に割り振っているだけなので、重要なメールも簡単に紛れ込んでしまいます。
しかも、ほとんどの人は迷惑メールフォルダが2箇所にあるという点に注意。「パソコンのメールソフト内」と「メールサーバ内」それぞれにあります。メールサーバの方はウェブメールで確認できます。Gmail、Yahooメールをお使いの方は特に注意。

9. メール設定をどうイメージするか

メールソフトの設定がとにかく意味不明という人にヒント。
メールは「送信」と「受信」でサーバが別です。現実の世界で言えば、ポストと郵便受けのイメージ。送信用のポストが「SMTP」、受信用の郵便受けは「POP(またはIMAP)」です。
それぞれのサーバには「〜.jp」などという名前が付けられていて、アクセスするには「ユーザー名とパスワード」がそれぞれに必要です。

10. 送信だけができない時

独自ドメインを使ったメールアドレスを持っている人が、受信はできるのに送信だけができないという場合があります。これはプロバイダによる迷惑メール対策の一つ。メールサーバの「Outbound Port 25 Blocking」「サブミッションポート(Submission Port 587)」などの説明を確認して下さい。

11. パソコンが壊れた時に備えて

受信メールはサーバに残しておく設定がおすすめ。パソコンはいつ壊れるかわかりません。また仕事場や自宅、どこでもメールチェックができるようになります。「POP」をお使いの方も、慣れたら「IMAP」という設定について調べてみましょう。

12. メール添付は控えましょう

画像やエクセルファイルなど、当り前すぎるメール添付ですが、やめた方が良いという理由がいくつかあります。まず送信と受信それぞれに時間がかかり、特に受信側が携帯やスマホの場合は煩しいだけです。また将来必ずやって来るパソコンの移行や故障。この時メールデータの移動が面倒になるのはほぼ添付ファイルのせいです。それからファイルをコピーして相手に持たせるというのは、業務などでも非効率なことが多く、それがセキュリティ上重要なファイルであれば、危険なことでもあります。そのためできるだけサーバを経由させましょう。参考:「データのやりとり

今のところ以上です。
今後も気になるものがあれば、書き足していきます。

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