画像ファイルやドキュメントファイルを共有する際、メール添付ではなく、ストレージサーバー（サービス）を利用してください。メール添付にはいろいろなデメリットがあります。
メール添付のデメリット
- 送信と受信（自分と相手）それぞれのサーバー容量を圧迫する
- スマホでメールを開いた場合、データ通信量も消費する
- 後でファイルが探しづらくなり、書類のバージョンなどもわかりづらくなります
- 一度のメール添付で、双方のサーバやパソコンなどさまざまな場所にファイルが分散します。重要なファイルが漏洩する可能性も高くなります
ストレージサーバー（サービス）とは
画像や書類などのファイルを保存しておくことができるサーバー（サービス）のことです。
パソコンにデータを保存しておくよりも安全です。パソコンがもし壊れてしまうと中にあるデータも一緒に消えてしまいますが、ストレージサーバーにあるデータは分散され、もし一部のサーバーで障害などがあっても復旧できるようになっています。
保存するというだけでなく、サーバー上にあるため他者とファイルを共有する際も便利です。共有したいファイルには特別な「URL」が作られます。そのURLを相手に送るだけで、双方でファイルを確認できるようになります。
さらにサーバー上で直接ファイルを編集すると、相手もその編集結果がすぐに確認できます。見ているファイルが常に最新なので、ファイルのバージョン管理も不要です。しかも履歴管理もされ、過去のバージョンに戻すことも可能です。
ストレージサーバーのメリット
- ファイルを安全に保存できる
- URLだけで共有可能（メールに文字を記載するだけ）
- 共有しているファイルのバージョン管理が不要
- 無料か、安価なプランで十分利用可能
おすすめのストレージサービス
Googleドライブ
一番のおすすめは「Googleドライブ」です。Gmailをお持ちであればすぐに利用できます。その中で「Googleドキュメント」ではWordやExcelと同等のファイル操作が可能です。
こうしたサービスは同じユーザー同士であれば、より便利にかつ安全に利用できるようになります。そのため、多くの人が利用しているGoogleのサービスが最もおすすめです。
Dropbox
会社によっては「Dropbox」を会社全体で利用している場合があり、シェアも多いサービスです。
ストレージサービス利用時の注意点
- データをネット上でやりとりするというのは、どんな場合も漏洩や悪用の可能性があります。パスワードは必ず難しいものとしてください。
- URLさえあれば誰でもファイルをダウンロードできるという設定もあります。URLを無効にする方法も確認してください。
- 万が一、ストレージサービスが停止するということも想定しておく必要があります。ただし通常は一時的なものです。
- パソコンとストレージを同期させる専用アプリ（ソフト）が用意されていますが、インストールは不要です。利用を促される場合もスキップしてください。ブラウザ上で十分利用できます。